1、确定发票类型：根据您支付的费用类型，选择相应的发票类型，如果您的费用是服务费用，您可能需要服务发票；如果是购买物品的费用，您可能需要商品发票。

2、收集必要信息：在准备开具发票之前，您需要收集一些必要的信息，如付款方的名称、地址、电话、税号等，以及收款方的银行账户信息、开票内容、金额等。

3、与供应商或服务提供商联系：如果您是通过供应商或服务提供商支付费用的，您可以与他们联系并要求他们开具发票，在联系时，提供必要的信息以便他们能够正确地开具发票。

4、如果自己开具发票：如果您自己负责支付费用并需要自己开具发票，您可以使用适当的软件或手动填写发票，在填写发票时，确保准确无误地填写所有必要的信息，包括开票日期、发票号码、付款方和收款方的信息、开票内容、金额等。

5、保存发票：一旦您收到了发票或自己开具了发票，请务必妥善保存，您可能需要这些发票作为报销、记账或审计的凭证。

不同地区和行业的发票规定可能有所不同，因此请确保您遵循当地的法规和规定，如果您有任何疑问或需要更多帮助，请咨询当地的税务机构或专业会计师。

如果您是在公司或组织中负责年会策划的人员，您可能需要向您的财务部门或上级领导报告有关发票的详细信息，以便他们能够处理付款和报销等事宜。